秘书接听电话，一般都应随听随记，以便汇报领导人或通知有关部门，这就是电话记录。有些重要的电话记录还要经领导同志签发，督查办理情况，并于事毕立卷归档。完整的电话记录由三个部分组成：其一来电人的单位、姓名、职务、电话号码；其二接电人的姓名、接电时间（必须具体到年、月、日、时、分，这是办理紧急电话分清责任、以备查考的需要）；其三电话内容，这是电话记录的核心。电话内容。电话记录的撰写要求是：
（1）准确无误
这是因为电话是通过声音传送的，音量的大小、语音的清晰不仅受通话质量的影响，还和通话人口语表达能力有极大的关系。故而听不清时应请对方复述，或复述对方的话，被对方确认后再记录下来，不可模棱两可、信手写来、造成误记。全部记录完成后，最好能向对方复述一遍。
（2）齐全完整
会议通知须记清会议时间、地点、参加人员、会议议题、会议要求等，上级交办的任务须记清任务内容、完成时限、何人去办，下级上报突发性事件须记清事件名称、规模大小、程度如何、已采取的措施等，这些都是领导所关心的，缺少哪项都会误事。对不清楚的或所缺的项目立即向对方提出，及时补上。 （3）精炼简明
许多电话都是在对方未准备文稿的情况下打来的，难免随口说来，重复冗长。因此，有些重要的电话记录稿还要进行整理，做到抓住要点，条理清晰，一目了然，方便领导阅读、批示、转发、存档，而且字迹要工整规范。（4）手快脑灵
记录电话时，应手勤脑快，声到手到。否则，稍纵即逝，造成漏记。特别是接领导同志的电话时，不宜反复询问，故而精力要特别集中。如能掌握速记本领最好，即便不会速记，也要善于用自编的符号进行快速记录。如有规定格式的电话记录专用纸，更可省去许多麻烦，还能避免漏项。