秘书部门接待人员在接待外宾工作中，除了应注意发扬我国礼仪之邦的优良传统，注意礼貌和礼节外，还应尊重各国、各民族的风俗习惯，了解他们的礼节、礼貌和做法，从而能在涉外交往中，真正做到不卑不亢，以礼相待。 （1）对外交往的称呼要得体
与外国人交往，尤其是第一次同陌生的外国人打交道时，一定要使用该国的约定俗成的称呼方式来称呼对方。国际交往场合的称呼和国内称呼不一样，一定要掌握对外国人称呼的方法。英美人称呼他人的常用方式是在被称呼者的姓前面加上称谓词。在英语国家里，有各种各样的称谓词。目前最常用的是“Mr”（先生）、“Mrs”（夫人）和“Miss”（小姐）。在这三个称谓中，“先生”用于男子，婚否不论；“夫人”用于已婚妇女；“小姐”用于未婚女子。近年来，“小姐”这个称谓，不论对已婚或未婚的妇女都越来越流行，如不了解其婚姻状况，可称其为小姐或女士。
另一种称呼他人的方式是直呼某人的职称或头衔。有头衔的职业，用英语称呼时，可以在这些职称或头衔称呼后面加上姓名；用中文称呼时，可以在这些职称或头衔称呼后面加上称谓词，如法官先生、教授夫人等。对部长以上的高级官员，一般称阁下、先生及职衔。对君主制国家的国王、皇后应称陛下。亲王、王子、公主等均称殿下。对有公、侯、伯、子、男等爵位的官员，可称其爵位、阁下、先生等。如是社会主义国家，可统称同志，或职衔后加同志，如议长同志、部长同志。
（2）涉外交往的语言要讲礼貌
“请”“谢谢”“对不起”，这些礼貌与客气语言在与外国人打交道中是普遍使用的。
“请”。有什么事需人帮忙，应说“请”，各个国家基本如此。如，“请你们把门打开好吗？”“请你帮忙带这本书给张先生好吗？”“请你审阅一下这份计划好吗？”
“谢谢”。在西方，这个词的使用频率是非常高的。如，在人行道上，别人给你让路，应对他说“谢谢”；在商店里买东西，要对售货员说“谢谢”；在餐厅里，对为你送菜单、送菜的服务员，要说“谢谢”。总之，事无巨细，人无亲疏，只要别人为你做了什么，都应该说声“谢谢”。
“对不起”。如无意中碰了人；需要打断别人的谈话；有时甚至打个饱嗝、咳嗽一声，都要说声“对不起”。否则，会被认为没有教养。
（3）尊重外国的风俗习惯和礼节
不同的国家、民族，因不同的历史、宗教信仰、风土人情，形成了各自的风俗习惯。秘书部门接待人员对于这些都应有所了解，才能避免不愉快或发生笑话，使涉外交往顺利进行。比如，在英美国家，几乎所有日常生活问题都能得到答复，不过也有些情况是不能打听的，这就是英美人常说的“隐私”。英美人的年龄、婚姻状况、收支情况、宗教信仰、投票倾向等都属于个人隐私，在交谈中，想去了解这些情况将被认为是失礼的。
西方人的空间意识一般较强，当陌生人离他们太近时，他们会觉得很不自在，甚至觉得是一种威胁。接待人员在涉外交往中若与女士同行，男的应让女士走在前面，自己靠外侧一边。下车、上楼、进一道关闭的门、走进没人领路的餐馆和剧院，男士应在前开路。参加聚会，客人见到男女主人时，应先与女主人打招呼；女客人进入时，男士应站起来迎接。在门口、窄楼梯、电梯口等处与女士相遇，不论是否认识，都应让女士先行。与女士一同外出时，应主动帮助拿一些笨重的背包、文件及脱下的外衣等物，但不要去帮助她拎她的随身小包等等。
（4）拜访要注意的礼节
接待人员在涉外接待中，往往因公务需要拜访一些外国人。到外国人下榻之处拜访，应预先约定，说明拜访的目的，避免临时突然造访。拜访的地点如果是饭店或单位招待所等，最好先在大厅或柜台上打个电话，看对方是愿意在客厅还是在房间接待。除非迫不得已的情况下，一般不要直奔房间。因急事无法约定又须前往时，则应尽量避免在休息时间前往。到达门口后，如无人迎候，应先按门铃或轻轻敲门，如第一次按门铃或敲门无人应声，可再次按铃或敲门；直待客人允许后再进入室内。入室后应先表示歉意和说明原因，用尽可能短的和尽可能简洁的语言洽谈应谈之事。若所说之事不需很长时间，就不必坐下，事毕也不要逗留；若需较长时间，须经客人邀请之后就座。有时，客人房中另有客人，应主动问候，再退到门外，在室外进行交谈。