案例
一天下午，宏达公司要与外地某企业举行会谈，会上欲就双方技术合作事项达成协议。王丽作为该公司的秘书为此事做了大量的准备工作。
但就在这天临近中午时，王丽发现有关质量监督管理方面的资料没有准备，她急忙通过各种方式查找这类资料。资料终于找到了，可会谈也开始了，王丽只好提心吊胆地等待会谈结果。会谈开始后，双方就事先准备好的协议草案展开了充分的讨论。
最后，客方代表提出了质量监督管理方面的问题，因为这对于合作项目的成功有着重大的意义。然而，由于公司的代表手中缺乏这方面的材料，所以无法给对方以满意的答复。会谈无法继续进行，只得暂时休会
事后，办公室主任向秘书传授了正确的工作方法:
（1）材料要提前做准备，不可太仓促，忙中难免出错。
（2）准备材料前，向领导请示，列出会谈所需要的材料清单目录，根据目录准备材料。（3）根据清单，完成一项，在清单目录旁做一个标记。
（4）将整理好的材料，按照目录的顺序排列，装订，编制页码，这样可以防止漏材料。（5）提前将准备好的材料交有关领导审核，确认没有问题后，再复印相应的份数。
（6）发现问题后，要及时采取措施补救，不要抱任何侥幸心理，结果比过程更重要。
会见，国际上一般称为接见或拜会。凡是身份较高的人士会见身份较低者，或者主人会见客人，一般都称为接见。凡是身份较低的人士会见身份较高者，或者客人会见主人，一般称为拜会或拜见。就会见的内容而言，有礼节性的、政治性的、事务性的会见。礼节性会见时间较短，通常是半小时左右，话题较为广泛，形式也比较随便。政治性会见一般
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要谈论双边关系、国际局势等重大问题，话题较为严肃，形式较为正规。事务性会见则涉及一般外交交涉、业务商谈和经贸、科技、文化交流等内容，具有较强的专业性，时间较长，也较严肃。
会见与会谈往往相辅相成。上司出面会见客人，往往为正式会谈定下基调，或创造条件。会见中双方达成的原则性共识，往往要通过具体而细致的会谈加以落实。有时会谈也是为上司之间的高峰会见做准备。
一、会见与会谈的准备工作
会见与会谈前要做充足的准备工作，要了解相关政策和规定，客观全而地准备资料，全面充分地了解对方，包括对方的背景、主要的竞争对手等，以保证会谈的顺利进行。
1.收集对方的相关资料
会见与会谈一定是为了达到某种目的面进行的，因此，需要了解的信息主要有:对方的求见目的、求见对象；对方的相关社会背景，例如习俗、禁忌、礼仪特征等；对方参加会见或会谈的人数、姓名、职务等；主要会谈人的详细资料等这些信息有助于上司判断对方的真实意图，制定己方的目标和策略。
2.通知主方参加会见与会谈的人员
会见一般由上司出面，除了单独会见以外，一般还要安排陪同人员或翻译人员。
（1）通知主方接见人。接见人的确定要根据求见方的要求、双方的关系以及会见的内容、性质而定。一般在条件允许下，主方接见人的职务不应低于客方主谈人的职务，如果主方不能满足对方的求见要求，应提前向客方做好解释工作。
（2）通知主方陪同人员。会见时主方陪同人员不宜过多，应该考虑对方的人数及会谈内容来确定相关人员参加。
（3）通知主谈人。主谈人的级别应该与对方大致相等，并有权代表本企业。主谈人对谈判起主导作用，故应该慎重选择。一般要求主谈人熟悉情况擅长业务、老练稳重、机智敏捷、善于言辞和交际。
3.了解会见与会谈的地点和时间
（1）会见的地点和时间。会见的地点一般安排在主方的办公室、会客室或小型会议室，也可以在客人的住所进行。会见的时间应该根据会见的性质来定。礼节性的会见一般安排在客人到达后的第二天或宴请之前，其他会见则根据需要确定时间。
（2）会谈的地点和时间。会谈地点可以安排在客人所住的宾馆会议室或在主方公司会议室，而会谈的时间安扣应该事先与客方商量确定。
4.通知对方
会见与会谈的名单、地点、时间一旦确定，就应该及时通知对方。同时，还要了解客人的抵达方式，以便告知主方的接送方式及接送人员。如果是重要的会见和会谈，那么事先应该由秘书或助理进行预备性磋商，确定会见、会谈的具体Ⅱ程。
5.场所的布置及座位安排
（1）场所的布置。会见场所应该准备足够的桌椅、沙发、茶几和饮料等物品。会谈桌上有时需要摆放双方的标志旗帜，如果是涉外会谈，那么应该要摆放两国旗。现场可以放置双方主要人员的桌签，以便与会者对号入座（见图10-1、图10-2）。
（2）会见和会谈的座次安排。根据国际礼仪“以右为尊”的原则，即客人坐在主人的右边。座位通常排成扇形或半圆形。涉外会见还应该有译员。