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语言是思维的直接现实，是人们交流思想，传达感情的工具。没有好的语言，任何好的思想，好的材料，好的文章结构都无法表现出来。但丁论俗语说“语言作为工具，对于我们的思想之必要正如骏马之于骑士，既然最好的马适合于最好的骑士，那么最好的语言就适合于最好的思想。”
公务员写作，同样需要有较强的语言能力。有人说，机关应用文件的写作，主要是格式问题，可以依样画葫芦或翻书硬套，这种看法是不对的。姑不论文章的思想、材料更重要，语言也是万万不能忽视的。不少人甚至认为:就公务文体来说，会不会写，是格式问题；写不写得好，则主要是语言问题。过去有一个这样的例子，曾国藩因战败向朝庭写请罪书，中有“屡战屡败”一句。当时有一幕僚进言，建议改为“屡败屡战”。曾国藩拜服。这里语言推敲功夫造成的效果是显而易见的。“屡败屡战”丝毫未违背原来的事实，而且表现出一种战斗到底的决心。在公务人员的写作实践中，很多人的水平差异都表现在运用语言上。
如何训练自己的语言能力呢？
（一）要认识机关应用文语言的特殊性
并不是任何会写一般文章的人都会写机关应用文。刘勰《文心雕龙·书记》说:“才冠鸿笔，多疏尺牍。”可见，从古以来就存在这个问题。有些人很能写诗作文，但是写不好简单的“尺牍”（即公文）。如果勉强用写诗作文的笔法去写机关应用文，就会闹出笑话来。有位教员谈他过去下放农村时遇到一件这样的事:一个生产队干部偷了队上的粮食，他的女儿在群众会上揭发了他。当时工作队为此事编发了一期简报。简报上有这样一段:“会场上，人们僵住了，空气凝结了，只有会计桌上的马蹄表‘嗒嗒嗒’地以前所未闻的响声告诉人们时间在前进:说时迟那时快，人群里霍地站起一个人来，辫子往身后一甩，仿佛扬起一道黑色的闪电。只见她水灵灵的眼睛喷着火焰，银铃似的语声化作了雷霆。”不能否认，作者确实写出了当时的气氛，但是，他没有认识到机关应用文语言的特殊性，将文学描写的语言写到工作简报里来了。
（二）注意机关应用文语言的几点具体要求
1.准确机关应用文是用来处理实际事务，解决实际问题的，每句话，每个字都要符合事实。当然，这不仅仅是语言技巧问题，也是文风问题。符合事实，这是至关重要的。除此以外还要注意:一是语意明白周全，每个词，每种说法，都要注意严格的单义性，不能模棱两可；二是慎重运用修辞，机关应用文的修辞，要严格掌握分寸，不能滥用夸张、反语等修辞手法，以免妨害准确性；三是排除错漏，在词句上再三斟酌审核，避免在形成文章后因错漏造成失误。
2.平易、朴实有些人不注意这个要求，写文章故作高深，艰涩难懂。这样的文章发出去，给人在理解上造成困难。如果是公务文件，在执行中会有障碍。毛泽东同志曾指示过:“凡是看不懂的文件，一律不准拿出来，拿出来也要顶回去。写文件要通俗，要有目的性，观点要明朗，讲话要看对象。”（《在八届七中全会上的讲话》）除明白易懂外，还要注意两点:一是不藻饰，象前面说的“简报”，语言花俏，华而不实，既没有把意思解说清楚，又损害了公文语体的严肃性；二是不讲空话套话，有些政治上的空话套话，写在文章里全无用处，应有意识克服此毛病。
3.简练何谓简练？李渔《闲情偶寄》说，“意则求多、字惟求少”。就是说要用尽可能少的文字表现全部内容。公务员写作的语言不简练，对于文章内容的传达和办事效率，都会带来不利的影响。《公文处理办法》规定:“文字要精炼，篇幅要力求简短。”如何做到把文章写得简短呢？老舍说:“简练要重概括，须要多知多懂…必有余力，有所选拔才能简练。”很明白，文章要写得简练，除个人识见的修养外，就是要懂得写作规律，在语言的运用上要会“概括”，在内容表述上要“有所选拔”。语言要做到概括、凝炼自非易事，我们可以逐步达到这一要求。首先可以做到的是:在写作中，可有可无的语言坚决不写；在修改时，一定要把那些冗词赘句统统地删除，毫不手软。