快速、应急是专人秘书写作的基本要求，专人秘书只有具备古人所讲的“下笔如神”“倚马可待”的素质，才能从容不迫地应对这些急文，使领导满意。这些急文主要有：
（1）领导人的活动信息。专人秘书陪同领导出差，每晚都要把领导的活动及时写成信息，有时甚至一项活动结束就要求立即写成信息，传回领导所在机关的办公部门，以便使领导机关随时能够掌握领导同志的行踪。
（2）领导人的讲话稿。专人秘书陪同领导人出行，经常要为领导人临时安排的活动撰写讲稿，或者虽非知时活动，也有原来已在机关由其他秘书事先准备的讲稿。但因情况临时变化需要修改，甚至需要重新撰写的讲稿。这些讲稿一般都比较急迫，有的第二天上午就要使用，有的两三小时后就要 呈交。
（3）重要的和紧急的谈话记录、会议记录和纪要，及领导即兴讲话的 整理。
要做到快速成文，专人秘书必须掌握以下四点：
（1）意图清晰
准确掌握领导意图，这是快速成文的前提。对领导意图领会得深刻，才能思维清晰，逻辑清楚；才能恰到好处地收集资料，适当够用，避免漫无边际，浪费时间和精力；才能一气呵成，适合领导口味，避免返工和推倒重来。如果对领导意图一时还吃不太准，也可快速列出提纲，请领导审定，以做到对领导意图的准确理解。
（2）情况熟悉
上情、下情、内情、外情，各方面的情况都心中有数，胸有成竹。写作时，就会信笔而书，不会中途卡壳，更不会由于现收集情况，而耽搁时间。 （3）思路敏捷
能根据领导的意图、掌握的情况和平时积累的写作套路，迅速形成文稿思路，拟出写作提纲，在此基础上一气呵成。
（4）电脑辅助
人脑加电脑，写作不可少。专人秘书如能随身携有笔记本电脑或商务通之类的现代化设备，且硬盘中储存有写作必备的大量情况资料，以往为领导写作的各类文稿，并能随时上网查询获取最新信息，则往往如虎添翼，对快速成文能起到事半功倍的作用。