首先，对公文在起草过程中形成的不同文稿（如草稿和定稿）和同一文件由于作用不同而形成的不同版本（如正本和副本），要视具体情况，划定其整理、立卷范围。
（1）草稿和修改稿
对于一般性公文的草稿、修改稿可不进行整理、立卷，对经立法程序形成的法律、法规性公文的草稿应整理、立卷，法律、法规在制定过程中形成的讨论稿、修改稿、送审稿、草案、修正案均应整理、立卷。
（2）定稿和存本
一般正式公文的草稿都不需要整理、立卷，但公文的定稿必须与存本一并整理、立卷。存本通常存一份。公文只以手抄件发出的，有机关领导人签字的公文，应看作是定稿与存本的合一，誊抄件作为正本发出后，签字件应整理、立卷。领导人的重要亲笔函，如原件作为正本发出，文秘部门应复制一份作为存本整理、立卷。
（3）正本和副本
一般情况下，正本应整理、立卷，副本不需要整理、立卷。只有在副本代替正本使用的情况下，才对副本应整理、立卷。其次，在对文件整理、立卷时，要考虑两种情况，一是为归档所做的文件整理、立卷，要按照相关规定办理；二是从本单位、本部门工作需要出发，对文件进行的整理、立卷，这种情况下对文件的整理、立卷只是为了方便工作，把与工作内容有关的公文、资料、刊物、书籍等有序排列、装订成册。这两者之间有联系，但要求不同，在实际操作中要注意区分，不能把后者当作前者，否则，事倍而功半，既增加了文件整理、立卷工作量又不符合归档要求。