《党政机关公文处理工作条例》第三十五条规定：“个人不得私自销毁、留存涉密公文”“工作人员离岗离职时，所在机关应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退”。因此，无论是来自上级、本级或下级的文件，其所有权属于受文的机关组织本身，这个机关的工作人员对文件有使用权，但不归属于个人。工作使用完毕的文件，要及时归还文秘工作人员，不得长期滞留不交，更不准想方设法变为己有。领导干部对外出参加会议或直接与外界商治工作或下级径直报给自己的文字材料，除极个别的特殊情况外，一般要交公文管理人员进行登记。如因工作需要放在自己手中保管一段时间的，要办理借用手续，不能私存文件，更不能背着文件管理机构建立私下“小文件柜”。干部调动工作时，要将手中使用的文件全部交给公文管理部门，不得私自带到另一新单位，其中包括：外出参加会议带回来的会议文件，外出会商、谈判形成的纪要、协议、合同，外单位及下级部门、人员直接写给该领导同志的信函材料，上级发给该领导的“亲启”件，本单位制发公文的副本等。
上述这些材料，除最后一项外，其余都是应当按“年度”立卷归档的文件材料。由于是多年积压在该领导同志手中未得清理，造成已往立卷归档遗漏，加之，立卷归档已逐年完成，一旦出现这些材料已使立卷归档处于难堪的状态。
为解决好这一问题，文书人员的精心是十分必要的，对领导同志手中的文件及其来源要心中有数，随办完随催要。结合“五一”“十一”“元旦”“春节”时开展的安全保密大检查活动，催促领导同志清理积存的文件。