发文通知单是指机关秘书部门发文时填写的发文清单。
收文机关可以按照发文通知单核对所收到的公文。便于发现问题，及时与发文机关联系。在大机关发文时都使用了发文通知单。主要有“双联式” 和“单联式”：
（1）双联式发文通知单
这种通知单一式两联，第一联作存根，由发文机关保存；第二联是发文
回执，要求收文机关核对签收后及时退给发文机关。使用双联式发文通知价，能对公文在发－收过程中的安全准确起到重要的保证作用，应当认真运用。
有些机关的秘书收到发文通知单后，既不认真核对，又不及时退单，这是很不应该的。如果收文机关都不按要求办，双联式发文通知单就失去了应有的作用。
（2）单联式发文通知单
这种通知单和双联式发文通知单的项目相同，所不同的是它只有一联。发文机关不留底，只将发出的公文情况通知收文机关，不要求收文机关退回通知单。收文机关可以按通知单核对公文，如发现问题，应及时与发文机关联系，以便及时采取必要的补救措施。
单联式发文通知单所起的作用和双联式发文通知单是一样的，好处是省去了收文机关退回执的手续，不足是发文机关很难掌握发文中存在的问题，为解决这一矛盾，大机关可定期向各收文机关发《发文核对单》，要求收文机关认真核对后将核对单及时退回。
从发文工作实践看，两种方式，各机关均可酌情选用。但无论采用哪种形式，都要保证通知单的准确无误，填写发文通知单最好在公文印出前完成。这样可以节省时间，提高分发效率。通知单要随同公文一并装人信封内，如同时发出几个公文，就将所发的公文全写在同一通知单上。遇有无文号的公文，应将公文标题或内容摘要写在通知单上，以便核对。