印章代表一个机关的权力，是公文生效的标志。用印，就是指国家机构或其他社会组织为了表明对公文承担法律责任，表明其对公文法律效力的认可，在公文上加盖机关印章的行为。
用印和签署都是公文生效的标志，都是按照法定的权限和程序进行。通常，以组织名义发文应加盖其印章，以领导人名义发文应予签署，即由该领导人负责在公文正本上签注姓名，如“北京市人民政府令”就应由北京市市长签署公文。签署权由正职领导专有，副职领导不必联署。另外，还须说明两点，一是已经法定领导者或其法定代表正式签署的公文可不用印；二是带有红头（包括红色“★”号和横线）的党委公文，如无特殊要求，可以不加盖印章，其效力等同于已加盖印章的公文。