（1）搞好策划
就是要科学进行市场预测、绩效评估、成本核算、得失分析等，没有作用、没有意义的不能办；劳民伤财、得不偿失的不能办；有政治风险、经济风险的不能办。
（2）搞好方案
就是拟写好工作预案、申办报告、工作流程等方案性的文件，通过撰写工作流程和方案，进一步理清思路、发现漏洞、弥补不足、完善预案。
（3）建立机构
确定筹备人员、工作机制，确定工作分工和职责等等。
（4）落实人员场地
落实人员包括：会务人员、服务人员、出席人员、列席人员、重要来宾、翻译人员、新闻记者等。落实会议活动场地包括；主会场、小会场、休息室、食宿的宾馆饭店、娱乐场所等等。