签收的常用方式，是在《签收登记表》的相应栏目内签上收件人姓名，或加盖收件人的专用章（公文数虽较多时），要求写清姓名全称、收到日期（快件和急件要写明收文的确切时间），以备查考。
签收公文时应重点注意以下几点：一是认真查看收文单位名称，防止误收不属本单位的信件；二是查对收文日期，特别是签收急件时，要准确无误，以便明确责任；三是信件编号，这是日后查询的重要依据，要确保信件与签收编号一致；四是签收簿或单据应妥善保管，以备查询。