国家档案局的《机关文件材料归档和不归档的范围》以列举的方式划定了一般单位整理、立卷文件的范围：
（1）上级机关的文件材料
上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料；上级机关颁发的属于本机关业务主管的并要执行的文件，以及非本机关主管业务但需要贯彻执行的法规性的文件；党和国家领导人、人大代表、上级机关领导等视察、检查本地区本机关工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像（以下简称声像材料）等材料；代上级机关草拟并被采用的公文的最后草稿和印本；上级机关转发本机关的公文（包括报纸、刊物、转载）。
（2）本机关的文件材料
本级人大、政协、党、政、工、青、妇领导机关召开代表大会、代表会议、工作会议的全套会议文件，以及各种声像材料（由召开机关收集归档）；
本机关党组（或实行党委制的党委）、行政领导会议文件，本机关开的工作会议、专业会议材料；本机关颁发的（包括转发及与其他机关联合颁发的）种正式公文的签发桶、印制稿，重要公文的修改稿；本机关的请示与上级机关的批复公文，下级机关的请示与本机关的批复公文；本机关及其内部能部门活动形成的工作计划、总结、报告；反映本机关业务活动和科学技术管理的专业技术文件材料；本机关检查下级机关工作，调查研究形成的重要文件材料；本机关或本机关汇总的统计表和统计分析资料（包括计算机盘片等）；本机关形成的财务报表、凭证、账簿、审计等文件材料；本机关党委、团委、工会和内部组织机构在工作活动中形成的重要公文文件材料；内容重要的人民来信、来访材料，领导的指示和本机关处理人民来信、来访形成的记录、摘要单、调查处理报告、统计分析材料等；机关领导人在公务活动中形成的重要信件、电报、电话记录，从外机关带回的与本机关有关的未经文书处理登记的文件材料；本机关及本机关批准的有关区域变化，解决山林、地界、水利纠纷、征用土地以及基本建设工程施工、竣工、购置大中型设备的文件材料；本机关直接管理的科研、生产、建设项目的科技文件材料；本机关成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织规则、人员编制等文件；本机关制定的工作条例、章程制度等文件材料；本机关（本行业）的历史沿革、大事记、年鉴，反映本机关（本行业）重要事件的简报、声像材料、荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料；本机关（包括上报和下批）干部任免（包括备案）、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、党员、团员、干部、工人名册、报表、纪律检查，治安保卫以及职工的录用、转正、定级、调资、退职、退休、离休、复员、转业、评残、抚恤、死亡等工作及干部奖惩等文件材料；本机关及本机关办理的干部、工人的转移工资、行政、党、团员、工会组织介绍信及存根；本机关财产、物资、档案等的交接凭证、清册；本机关编印的情况反映、简报答刊物定稿和印本、编辑出版物的定稿、样本；本机关与有关单位签订的各外合同、协议书等文件材料；本机关与外博机构签订的条约、议定书、协定、
合同、换文（正本、副本）和机关外事活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、记录、声像材料，有参考价值的资料、互赠礼品清单、工作来往文件等；各种普查工作中形成的文件材料；按有关规定应归档的死亡干部档案材料。
（3）同级机关和非隶属机关文件材料
主要指同级机关和非隶属机关与本机关联系、协商工作的重要来往公文。主要包括同级机关和非隶属机关颁发的非机关主管业务但需要执行的法规性文件；有关业务机关对本机关进行有关工作检查中形成的重要文件。
（4）下级机关的文件材料
下级机关报送的重要的工作计划、报告、总结、典型材料、统计材料、财务预算、决算等公文；直属单位报送的重要的科技文件材料；下级机关报送的法规性的备案公文。