1.内容完整。一封完整的商业信函应该完整地表达写信人的思想，不能有所遗漏。要做到这一点，一份完整的商业信函通常要包括何人、何时、何地、何事、原因和方式。
2.文字严谨。文字严谨是指商业信函中的语法、逻辑、标点、大小写、商业术语的运用及表达应该正确无误。商业信函往往牵涉到交往中双方的权利、义务、利害等诸多关系，如果有错误就有可能失去商业信函作为资料的价值，也会使对方因你的错误而造成不必要的麻烦、损失或严重的后果，更会失去与你继续合作的信任和信心。
3.表达清楚。商业信函应做到以清晰易懂的语言阐述写信的意图，任何晦涩难懂或模棱两可的词语都应避免。
4.简洁朴素。简洁朴素就是在无损于完整和礼貌的前提下，用尽可能少的文字表达清楚所要表达的意思，并要做到结构简洁。
5.措辞礼貌、体谅。商业信函中的礼貌与体谅是指客气而又体谅对方。当你写信向对方提出问题、要求时，总是希望对方能及时答复。同样对方给你写信时，也希望你能及时答复。因此，需要回复的信件都应做到及时处理，最好能在收到信件后立即答复。
6.主题集中、明确。发出商业信函的目的是为了解决一项具体的商务问题，因此发函者必须做到主题专一、明确，让收信人迅速了解发函的目的并给予及时处理。要做到这一点，最好是专文专事，不东拉西扯。同时，主题明确可以使阅信人迅速地把握方向而不至于因在字里行间寻找书信的主旨而花费太多时间。