无论是发文处理还是收文处理，都有一个处理完毕公文的活动，处工作主要包括清退、销毁、暂存、立卷与归档等几个环节。
一、清退
经过清理将有关办毕的公文按期退归原发文机关或由其指定的有关单位。公文清退工作的目的在于保证重要公文或机密公文的安全。
（一）公文清退的范围
需要清退的公文主要包括如下几类：①绝密公文；②有重错漏的公文；③被明令撤销的公文；④仅供征求意见或审阅的公文；⑤未经本人审阅的领导人的讲话稿；⑥其他由发文机关指定清退的公 文等。
（二）清退的手续
清退公文按规定和要求成批定期进行，也可不定期甚至阅后随即清退。成批清退时应附一式两份“公文清理报告表”并由对方履行签收手续；单份清退时亦应向对方索取收据以为凭证。需清退的公文平时要单独保管。在以各种通信方式传递应清退的公文时，只要公文本身没有解密或降密，就应一律按原文标注的密级处理。
二、销毁
即以各种方式和手段对失去留存价值或留存可能性的办毕公文所作的毁灭性处理。
（一）公文销毁的范围
应予销毁的公文主要包括：①所有不具备留存价值的公文；②无留存必要的重份公文；③在特殊情况下不即行毁灭，就会造成失密和严重损失的公文；④一般性公文的草稿；⑤印制公文过程中形成的校样、印版等。
（二）销毁公文的主要方式
焚毁、重新制成纸浆、粉碎、清洗消磁（磁盘、磁鼓、磁带等）。
（三）公文销毁的方式
以各种方式销毁公文时均应履行如下程序；①由文书部门组织对公文进行鉴定；②确认应销毁后，逐文逐件核定造册；③呈请本机关或上级机关有关领导审定批准；④获准后再行销毁。
『三、暂存
即暂时留存保管一部分具有很高查考价值的重要公文（一份已立卷归档）和受多种因素制约一时难以准确判定是否应予销毁的公文。
暂存公文的范围：①频繁查阅的已整理归档公文的重份文本与复印本；②具有参考价值的公文、简报等；③一时难以准确判定是否留存或销毁的公文；④反映一般情况的公文、报表等。暂存公文应由各机关的文书部门统一、集中保管。要合理排列与编号并简单编目，必要时可按公文号、主题、作者或查考利用的其他需要和要求汇编装订成册。密件与非密件应分别保管。及时将确认具有长期或永久保存价值的公文重新归卷。
四、立卷
将办理完毕且有查考利用价值的公文编立成为案卷。立卷的具体操作方法有许多种，但其基本的方法却是一致的，就是认真把握公文的特征，对公文进行科学有效的分类、组合、编目。一般有3种基本 方法：
1.根据文件的特征组卷，即问题特征、时间特征、文种特征、作者特征、地区特征和通信者特征。2.“六个特征”在组卷时应灵活运用，即在一个案卷之内结合使用两个、三个甚至四特征立卷，是比较科学可行的办法。
3.适当照顾文件的保存价值组卷，划分文件的保管期限分为永久保存的、长期保存的（保管期限为16～50年）、短期保存的（15年以下）3种形式。
五、归档
将编立好的案卷及案卷目录按规定的时间和质量要求移交档案部门作为档案保存和管理。公文立卷归档的程序是：编制立卷类目，平时归卷，年终调整，拟写案卷题名，排列卷内公文次序并编号，填写卷内公文目录与备考表，填写封皮，装订，案卷排列与编目，归档。
六、电子文档的处置
电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖于计算机等数字设备阅读、处理，即可在通信网络上传送的文件。随着计算机网络技术的应用，电子文件与纸质文件、音像文件一起，共同构成了社会组织的新的文件信息系统。
电子文件的运行与处理程序按照机关工作规则和公文处理准确、及时、安全的要求建立，包括制作、审核、签发、签名、传递、接收、拟办、批办、承办、注办、登记、归档等程序。电子文件的运行渠道主要是电子邮件系统，特别是通过内网，党政机关将一部分普发性公文和无特殊保密要求的公文上报下达。
电子文件的归档主要有物理归档、逻辑归档和“双套制归档”等方式。
物理归档包括介质归档和网络归档两种方式：介质归档是指文书部门将电子文件下载到存储介质上移交给档案部门；网络归档是指将电子文件通过网络直接传输给档案部门进行存储。物理归档可以实现电子文件的集中管理，有利于保证电子文件的安全。
逻辑归档是指文件形成部门将归档电子文件的逻辑地址通知档案部门，从而使档案部门实施在网络上控制与管理电子文件的归档方式。经逻辑归档后的电子文件一方面其物理存在位置不会改变，另一方面文件形成部门可以利用该文件，但是却不能对其进行修改和删除。
“双套制归档”是指采取物理归档或逻辑归档的电子文件，同时制成纸质文件予以归档的方式。目前采取“双套制归档”主要是在应对计算机或网络系统出现意外故障时，用来确保电子文件信息的完整性和真实性。
电子文件的归档要求齐全完整，归档的电子文件必须是经签发生效的定稿；电子文件归档前应对文件载体进行整理，在其包装盒表面粘贴说明性标签，对文件的形式和内容进行著录、登记。对物理归档的电子文件要求复制双套备份脱机文件，其中一套保存，另一套提供利用。
【例1】单项选择题
内容重要并紧急需要打破常规优先传递处理的文件叫作（ ）。
A.平件
B.加急件
C.特急件
D.急件
【答案】D
【解析】紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”“急件”。其中，电报应当分别标明“特提”“特急”“加急”“平急”。公文的紧急程度应当标注在公文首页的右上角。如需同时标明密级的公文，密级应当标注在紧急程度的上面。紧急公文中的“特急”是指内容重要并特别紧急，已临近规定的办结时限，需特别优先传递处理的公文。“急件”是指内容重要并紧急，需打破工作常规，优先传递处理的公文。故选D。
【例2】多项选择题
常用事务文书的制发程序，一般包括（）和公布实施等。
A.草拟
B.审核
C.定稿
D.登记
【答案】ABC
【解析】常用事务文书的制发程序，一般包括草拟、审核、定稿和公布实施等。