会议会场的接待、会议相关文件和各种物品的准备是会议的一个重要方面。
一、会议接待工作的基本原则
这里主要是针对大型会议会场入口处接待人员以及会场内的接待人员。小型会议或者是单位内部的小型会议就不存在这种情况。
1.热情诚恳
热情、友好的言谈会使参会人产生一种温暖、愉快的感觉。因此，对于与会人，不管其身份、职务如何，都应平等相待、热情大方，特别是大型会议会场入口接待处的工作人员。
2.讲究礼仪
讲究礼仪包括:在仪表方面，要面容清洁、衣着得体；在举止方面，要稳重端庄，风度自然，从容大方；在语言方面，要声音适度，语气温和，礼貌文雅。
3.细致周到
接待工作的内容往往具体而琐碎，涉及许多方面的部门和人员。这就在接待工作中综合考虑，把工作做得面面俱到、细致人微、有条不紊。
4.按章办事
会议接待有其规章制度。例如，对职责范围以外的事项不可随意表态；不准向客人所要礼品，对方主动赠送的，应婉言拒绝；要根据不同地区、民族的风俗习惯来合理接待来访者，等等。
5.了解、掌握参会人的情况
二、会议相关文件的准备
会议文件的准备是会议召开前准备工作的一项重要内容，所以，需要认真、仔细、周到地加以安排。
1.明确文件准备的内容
会议文件的准备一般包括以下几方面的内容:
（1）做好文件的印制或复制工作。其主要包括以下几种文件：
①会议的程序性文件。如会议议程与日程安排表、会议时间安排表、选举程序与表决程序安排表等。
②会议的中心文件。如领导人讲话稿、代表发言材料、经验介绍材料等。
③指导性文件。如有关的法律、法规、政策等文件。
④参考性文件。如统计表、技术资料。
⑤会议管理性文件。如会议通知、证件、作息安排表及会议须知等。
（2）认真校对会议文件。文件校对工作实际上是文件印制工作的一个重要环节。
（3）做好会议文件的分发工作。有些会议文件需要在会议召开之前发给与会者，有些则在会议召开时分发。但无论何时分发，都应尽量提前做好文件分发的准备工作。2.了解准备内容的要求
（1）按照与会人员名单，给每个人准备好一个文件袋，在文件袋上填上与会者的 姓名。
（2）分发重要文件一般要编号、登记。
（3）具有保密内容的文件，还要注明密级。
（4）分装文件要认真、细致，不能出现漏装或重装的情况。
三、准备好会议各种用品
会议用品包括除会议文件以外所有会议所需的物品与设备。
1.会议的必备用品
一般情况下，各种类型会议都需要准备以下种类的物品：
（1）文具用品。如纸张、笔、本册等。
（2）桌椅、台布。
（3）茶具。如暖水瓶、矿泉水、水杯、茶、饮料等。
（4）扩音设备、照明设备及空调设备。
2.会议的特殊用品
不同类型的会议，由于内容要求不同，对用品的要求和使用也不尽相同。（1）选举性会议要准备好投票箱、选票等物品；
（2）表彰会需要准备好奖品及颁奖时的音乐；
（3）代表会议和庆典性会议要求准备好会议的音乐；
（4）专业性会议或咨询性会议应准备好幻灯机、投影仪等设备；
（5）根据会议的要求准备好会议的横幅、宣传标语、花卉等物品。