公文在应用文中表现最突出的特点，就是它格式的岗定性。 《（国家行政机关公文处理办法》第三章专门规定了公文的体式，其中第十条指出：“公文一般巾秘密等级和保密期限，紧总程度，发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明，成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期停部分组成.＂由国务院办公厅秘书局起草，2000年1月1日起实施的《国家行政机关公文格式》规定，公文的版式要素由眉首、主体和版记三大部分组成（见公文版式解说图）。
一眉首
眉首四公文的首页红色反线（不含）以上的所有内容，又称版头，内含公文份数序号、秘密等级和保密期限，紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等六项要素。
1.公文份数序号.或称份号，是指同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号，用阿拉伯数字以编写虚位的形式顶格标识在版心左：上角的第一行。
2.秘密等级和保密期限.秘密等级单独标识时，顶格标识在版心右上角的第一行.两子之间空一字距.如果同时林识秘密等级和保密划限，则顶格标识在版心右上角的第一一行，两者之间用“太”隔开，“女”前标秘密等级，后标保密期限.
3.紧急程度.顶格标识在版心右上角的第一行.两字之间空一字距.如果市要同时标识秘密等级和紧急程度，则紧急程度对齐秘密等级林识在其下，即第二行.
4.发文机关标识，即文件名称，由发文机关全称或规范化简称加“文件”炳字构成.如果多个机关联合行文，则主办机关排在最前发文机メ排在版心第三行正中，并用红色标识。
5.发文字号.表示该机关当年所发文件的序号数。由发文机关代字、年份和序号构成，其中发文机关代字实际上就是该机关的规范简称，如“鄂政发”即“湖北省政府制发”.年份表示制发文件的年份数，标全称，并用六角括号括起， 不能写简称， 不能加“年”字，如2008不能写成（08）或（2008年）.序号表示该年依次制发的文件的顺序号.序号的编写是实数加“号”字，不能编写虚位，不能加“第”字。如当年制发的8号文件，应为“8号”而不能编写成“08号”或“第8号”发文字号放在发文机关标识下一行正中处.多个机关联合行文的发文字号，只标识主办机关的发文字号.
6.签发人.即批准发出此公文的机关领导人 .签发人姓名平行排列在发文字号的右侧，与发文字号空两个字距.
二主体
公文的主体部分包括标题、主送机关，正文、附件、发文机关、成文时间及印章、，附注等内容
1.标题 一般由发文机关、文件事由（文件主题）和文种三部分组成，位于文件首页红色反线下的顶部正中.标题的拟写要注意以下三点：
（1）事由要准确，内容要精要
（2）除引用法规、规章时其名称加上书名号外，一般不用标点符号.
（3）三个部分一般要求拟写完整，但下列情况可以省略部分内容.一是文件首页已有制发机关标识，或法规类，单位内部使用的公文可以省略发文机关：二是正文内容单一，篇幅简短，可以省略事由，如《Xメ职业学院通知》。
2.主送机关.又称“抬头”、“受文机关”或“上款”，是公文的主要受理机关。要求使用全称或规范简称，统称并置于标题之下正文之上，左起顶格标出。如果主送机关不止一个，同类的、并列的机关之间用顿号隔开：不同类、非并列的机关之间用逗号隔开，最后用冒号提示。如果是普发性的下行文，主送机关较多，则一般使用泛称.如“各大中专院校：＂.行文方向不确定，没有专指主送机关的公布性公文，一般不写主送机关。
3.正文，是公文的主体或核心部分，用以表述公文的具体内容。一般分为开头、事项和结尾三部分.
4.附件.是随文发送的文件、报表、材料等.一般在正文下第二行左起空两格标识“附件”字样并加冒号，其后列出附件的名称及份数 如果附件不止一份，应标出序号，并从上往下依次排列
5.发文机关.即公文的制发单位，要求写全称或规范化的简称。
6.成文时间。一般以最后的签发日期为准 会议通过的公文，以通过的日期为准：法规性公文以批准的日期或以专门规定的具体生效日期为准，公文的日期一律要求用非大写的汉语数字标全年月日，而不可用阿拉伯数字或汉语的大写数字标识日期。
7.印章，印章是公文生效的标识。印章要求上不压正文，下须压年月日。如果多个机关联合发文，应将发文机关依次排出，主办机关在前，然后在其上从前往后依次加盖印章，每排最多排列三个印章而且不得超出版心，而且印章之间不得互相交切。
8.附注.指与文件有关的其他说明。如该文的发放范围，引文的出处、有关名词术。