一、为何修改
不少人说，好文章是改出来的。可以说，一切文章都要修改，公文也应重视修改。
事实上，许多重要公文、重要讲话、重要法规，从起草到定稿，都是经过起草者反复修改、有关方面和有关人员的多次讨论、职能部门和文秘部门负责人的审核复核、领导的审定签发等诸多环节，才得以完成的。
修改，它是对公文初稿的再加工、反复推敲和仔细打磨、润色，使之精益求精，好上加好的一个过程。客观事物是复杂的，不是一下子就能认识清楚的。任何人对任何事、任何问题的认识，都有一个不大清楚到比较清楚，不大深刻到比较深刻的过程。这是认识客观事物的一个规律。作为机关公文的作者，无论他多么高，也要受这个规律的制约。因此，写作公文，不仅写作前要周密的调查研究，写作中要字斟句酌，而且写出初稿后更要反复研究修改。只有经过反复研究修改，才能使文稿达到对机关公务活动“反映恰当”的要求。若不反复修改，就难以形成高质量的文稿。
二、修改什么
我以为，公文修改主要应做到五点:
第一，打磨观点。观点是公文的灵魂。修改首要的就是对观点加以打磨，使之更加鲜明，更具指导性具体说，就是修改不符合政策的内容；修改不符合法规的内容；修改不符合实际的内容。从而，使文章思想既符合党的路线、方针、政策，又在法律、法规允许的范围之内。
第二，增删材料。材料是一篇公文赖以存在的依据，文稿中提出的思想、观点、见解都需要用材料来说明和印证。因此，材料的选择是否足以说明观点，是我们在修改时必须认真检查的问题。一方面，要检查材料是否抽象，是否缺乏具体的典型事例。如果有这种毛病，修改时就要补充新的材料，使材料能够充分说明观点；另一方面，要检查材料是否真实是否具有典型意义，是否能反映事物的本质，若不能就应当毫不犹豫地“砍掉”。我们一定要舍得把一般化的、与主题关系不密切的材料删掉，使公文主题鲜明、内容准确。
第三，调整结构。结构安排是否恰当，对公文表达内容至关重要。因此，在修改时，一定要检查结构安排。对此，要做到三点:一要检查稿件是否层次分明；二要检查段落安排是否合理；三是检查文体是否正确。比如，若纲目不分，逻辑混乱，就要调整，若文稿前后脱节，承上启下有毛病，就要重新组织；若文稿适用文体不对就要更正。总之，凡结构上有毛病，都要在修改时把它改过来。
第四，润色语言。对公文语言的运用，我们也要精心用力。修改时，要注意两个问题:要修改表意不准确的词句，把那些笼统的词句改具体，把易产生歧义的词句改准确，把含混的语句改清楚。要删去多余的字、词、句，把那些无用的空话、废话删去，使文章准确、简洁。
第五，校正标点。对标点符号，大家一定要重视。若标点符号不准确，也会影响表意。比如，一逗到底、引号前有后无、滥用省略号、顿号、逗号等等，在修改文章时一定要把它改准确。
三、如何修改
修改文章无固定程式，应当因人而异，因文而异。一般说来是发现什么修改什么，哪些有问题就改哪些。在具体修改时，一定要通观全篇，先从大处入手，有重点地修改待重点改后，再通篇认真地逐一进行。据人们修改文章的实践，有三种方法可供借鉴
第一，多请教。若自己改不好，可以请别人帮助。对那种时效性不强的文稿，写好草稿之后，拿给有写作功底的人看看，请其指出不足，有时比自己修改好得多。这样做，可以丰富自己的思维，打开修改的出路。
第二，多阅读。就是草稿写成后，可以自己先通读一番，尤其是讲话稿，模仿讲话人的口气试读几遍，仔细品味，许多“毛病”就不难发现。要一边读，一边思考，遇有文气不接、语意不畅的地方，就随手改过来。“读”能够发现很多毛病，特别是文字表达方面的毛病，像语句不通，衔接不紧，文气不畅，以及缺词丢字，写颠倒等问题，都能发现。发现了，改也就不难了。第三，多搁置。文章初稿写成之后，不妨先放一放，等过几天再拿出来看，有些毛病不需别人指点自己也能发现当然，这种办法，对急需使用的稿子就不行了，一般情况还是管用的。这些方法，都值得借鉴。与此同时，修改文稿还应注意以下三个问题:
第一，尊重“第一稿”。对公文写作人员的辛勤劳动，当领导的一定要十分尊重，对“难能可贵的第一稿”，一定要认真对待，一定要通读全文，然后再动笔修改。切忌不通读全文，就看头改头，看尾改尾，看这改这，看那改那。即或是一些不太符合要求、甚至有许多毛病的初稿，也不要一味备，一味批评，而是要耐心引导，从领导者的高度去把握稿件，去修改稿件，去改那些不符合要求的文字，段落，措施与办法，使文章观点鲜明起来，内容充实起来，结构严谨起来，语言得体起来。
第二，切忌“不服气”。有的文秘人员写作时间长了，有了一定工作经验，有时就“自以为是”，领导改他写的稿子，他就“不服气”，认为领导不如自己。殊不知，这是极为错误的。大家要知道，领导毕竟是就在全局在思考问题，在谋划某项工作，而且人家了解情况也多，政策也吃得准更何况，公文就是领导意志的产物。故此，文秘人员一定不要“自以为是”，动不动就“不服气”。那样，不仅会贻误事业，还会自寻烦恼。
第三，依靠“臭皮匠”。好文章是“改”出来的，但一个人的智慧毕竞有限，毕竟考虑不那么周全。俗话说，三个“奥皮匠”顶个诸葛亮。因此，文秘人员在写好稿子后，不妨让大家看一看，改一改，发表一下看法，提一些不同意见和观点，以此扩展初写者的思路，充实文稿，让稿子在大家的“改动”下，“好”起来。当然，也要注意人多嘴杂把文稿改得面目全非。因而文稿主要负责的同志就要权衡利弊善于集中正确意见，应就文稿的中心思想，层次结构、任务要求等方面多提补充、修改意见，把公文改好，发挥集体智慧之作用。