（1）时间的表达。①要尽量避免使用“年”“明天”“本月”“上月”等需借助其他时间概念才能准确理解其含义的时间代词，而用具体日期②要禁止使用“上月以前”“去年之后”等一类不易划定界限的词语。③年份一律使用公历年份的全称，如需用有关历史年号时，要先标出公历年份，再注历史年号并加圆括号。
（2）空间的表达。①表示地方的专用名词中，城市、地区、县、乡等名称第一次出现在文中时，如属于国外的应冠以国别，属于国内的应冠以所属省、自治区、直辖市的名称。②所有国名地名均应使用国家公布的标准名称，一般不使用别称，国内地名不用简称。③除出于特殊需要（如保密等）或表达对象在文中无重要和必要意义时之外，公文中的空间概念大都需要精确表达。④慎重使用表示处所的代词（这里、那里等），以防止误解或费解。
（3）数量的表达。①除在特殊情况下使用约数、概数外，公文中的数目概念应用确数表示②表示增加时用倍数或分数，表示减少时则只用分数而不用倍数。③有“增加，提高增长、上升、扩大”或“减少、降低、缩小”等词语后面有“到、至、”等字样的句式，与后面带“了”或不带“了”字的句式相比，其语义的差别很大，在使用时一定要注意。若需用“以上”“以下”等词表示数字分界时，为使界限的划分清晰准确，应以各种方式注明本数是否包含在内。⑤名量词中的度量单位必须使用国家法定计量单位和国家公布的中文名称。⑥使用复合理词时，如词语是不常使用的，应加注简要的说明。⑦表示数量时一般应使用阿拉伯数字，特殊情况下使用汉字。⑧“二”与“两”的用法不同:如果用作序数，应当用“二”，例如“第二”“二月”（即二月份）等；如果与量词连用，应当用“两”，例如“两个”“两次”等。
（4）职务姓名的表达。①各种职务、姓名应用全称。②当一个人物担负多种职务时，只列出与文件内容有关的。③列出一个人物的两个或两个以上职务时，国内的应按先党内后党外，大至小排序，国外的应尊重对方习惯或双方的需要。④国外人士的姓名、职务应以新华社公布的标准译名准，如无标准译名应注意在所有有关文件中使用同一译名，译名之后一般应用圆括号注明其外文名称⑤若干人物的姓名需同时并列出现在文件中时，应按一定标准排序。
（5）范围的表达。范围在这里实际上是指事物的界限，这个界限可以从量的方面规定或反映一个事物的性质状态。在现代汉语中，表达范是通过词语实现的。表示全部或部分词语，分别为一些副词、数量词以及名量词的重叠形式。在使用上述词语时应注意:①当事物是被全而肯定或否定时，才能用表示全部的词语，稍有保留或无法最终确定时只能用表示部分的词语；②公文中表示部分时，常要求精确，此时应使用词义精确的词语；③不能在一个语句中同时出现表示全部或部分的词语；④前后句子中出现的表示范围的词语不能自相矛盾。
（6）程度的表达。公文中表达程度的关键是选用各种副词、代词等词语。有些副词和代词都可以表示程度，可在被说明对象的前、后和中间起各种修饰、限制、补充的作用，以表示这些对象所达到或所应达到的水平、限度。选用时应注意与客观状况客观需要相符合
（7）语气、神态的表达①陈述语气。公文中的基本语气是平直而坚定不移的陈述语气，在特殊需要的情况下还以换词或变更句式等形式加重或缓和这种语气，以示强调或委婉。②祈使语气公文中常要表达一些主张，要求对方做某些事情或制止、禁绝对方做某些事情，这时的语气自然是祈使语气③疑问语气。公文中有时也需提出一些疑问请对方回答，征询其意见或反映，有时还自问自答或以问代答。这时的语气即疑问语气公文中的疑问语气种类较多，神态变化也较复杂。④感叹语气。公文中带强烈感情的感叹语气虽不多见，但在这些为数不多的语句中，其神态也有喜、怒、哀、乐、惊、忧等分别。