事业单位财务知识:设置与登记出纳账簿的方法
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企业在日常经济活动中,用到的会计账簿有现金日记账、银行存款日记账、总分类账和明细账。但是,根据企业财务会计内控相关规定,出纳人员只负责登记现金日记账和银行存款日记账,其他账簿由指定的会计人员登记。所以,本章的出纳账簿主要是指现金日记账和银行存款日记账。
必备知识讲解
1.现金日记账的设置与登记
日记账又称序时账,是按照经济业务发生时间的先后顺序逐日逐笔登记经济业务的账簿。由于库存现金和银行存款是企业流动性最强的资产,很容易被挪用和盗窃,所以库存现金和银行存款的内部控制特别严格,要求各单位都要设置库存现金日记账、银行存款日记账,以对库存现金和银行存款的收付业务进行序时核算,并做到日清月结,加强货币资金的管理。库存现金日记账和银行存款日记账的账页一般采用收入、支出、结余三栏式格式,为了清晰地反映现金收付业务的账户对应关系,以及便于核对账目,还专设“对方科目”和“凭证种类”“号数”栏,以登记对方科目的名称和凭证的种类及顺序号。
现金日记账是由出纳人员根据审核后的现金收、付款凭证,序时逐笔登记企业库存现金增减变动及其结存情况的账簿。通过现金日记账的登记,有利于执行现金管理制度和现金保管、使用制度,加强对现金的管理。
为了防止重复记账,从银行提取现金的业务只填制银行存款付款凭证,不填制现金收款凭证,因此,这种业务的现金收入金额,应根据有关银行存款付款凭证登记。每日终了,出纳人员应分别计算当日现金收入和付出的合计金额及账面结余额,并将库存现金日记账的账面余额与库存现金实有数核对,借以检查每日库存现金收、支出和结存情况。
每日终了,应分别计算现金收入和现金支出的合计数,并结出余额,同时将余额与出纳保管的库存现金核对,即通常说的“日清”。如账实不符,应查明原因,并记录备案。月终,同样要计算现金收人、支出和结存的合计数,通常称为“月结”。
2.银行存款日记账的设置与登记
银行存款日记账是由出纳人员根据审核后的银行存款、收、付款凭证,序时逐笔登记企业银行存款增减变动和结存情况的账簿。通过银行存款日记账的登记,有利于加强对企业银行存款的管理。银行存款日记账应按企业在银行开立的账户和币种分别设置,每个银行账户设置一本日记账。
对于将现金送存银行的业务,为了避免重复记账,按规定只填制现金付款凭证,不填制银行存款收款凭证,因而该笔业务银行存款的收入数应根据现金付款凭证登记。
每日终了,应分别计算银行存款收入和支出的合计金额及账面余额,做到日清。月终,同样要计算出全月银行存款收入、支出和结存的合计金额,做到月结。
3.账簿的保管与更换
(1)账簿的平时管理
账簿的保管,既要安全、完善、机密,又要保证使用时能及时迅速查到。